שמירה על שיא – כיף, נכון? אבל: זה באמת יכול לעזור לך לכסות את התחת שלך בעבודה כשאתה צריך. אז איך אתה מארגן, מגיש, ואחרת עוקב אחר הערות הפגישה שלך, מיילים ושיחות טלפון? פוסט האורח של היום מביא לך כמה המלצות יוצאת דופן מסגנון בל מגבעת הקפיטול – CHS ב- CYA, כביכול. תודה לבל שהעברת את הרעיונות האלה (וברוך הבא לבלוג)!
העבודה בפוליטיקה לימדה אותי מספר שיעורים שימושיים, שהכי חשוב שבהם היה כיצד לקיים רישומים יוצאי דופן. אני שומר מיילים, מכתבים, תזכירים ופגישה עם הערות מכיוון שאתה אף פעם לא יודע מתי אתה זקוק למסלול נייר. אז כשקט ביקש ממני לכתוב פוסט המפרט כיצד לכסות את התחת שלך בעבודה, שמחתי לחייב.
נתחיל עם היסוד של CYA, תוך שמירה על רשומות טובות:

פגישה עם הערות יש לי למעלה מ -30 מחברות קטנות וחסרי ספירלה המשתרעים על כל הקריירה שלי. מבחוץ הם מתויגים לתפקיד ותאריך, למשל “קוֹנגרֶס. מאי 07- אוקטובר ’07. ” מבפנים, תוכלו למצוא את הערות הפגישה שלי לכל פגישה המתויגת בשמות של כל המשתתפים, השתייכותם ופרטי השיחה שלנו.
הערות אלה הן תיעוד של מה שנאמר, מה שהובטח ומה הייתה תוצאת הפגישה. שמירה על הערות מדויקות תעזור לנקות תקשורת שגויה ותסייע לך לרענן את הזיכרון שלך לפני הפגישה הבאה שלך עם אותם אנשים, לא משנה כמה זמן עבר בינתיים.
מיילים בעידן הדיגיטלי שלנו, קיום תיבת דואר נכנס מאורגן הוא חיוני להצלחתך כמקצוען. ראשית, אינך רוצה לאבד משהו שאתה עשוי להזדקק לו בהמשך או למקם התכתבויות מכריעות. שנית, לעולם אינך יודע מתי המחויבות שלך לקיים רשומות טובות תחסוך את הסתר שלך.

במהלך קמפיין בחירות חוזרות, מושל המדינה שלי יצא בניגוד חזק להצעת חוק שהבוס שלי תומך. תאר לעצמך את הפתעתו של המושל כשאחד מחברי לעבודה הושיט את ידו לתיבת הדואר הנכנס שלה ושלף מכתב בן ארבע, שנחתם על ידו, והביע את תמיכתו הבלתי פוסקת בגרסה הקודמת של הצעת החוק אליו התנגד כעת. הדוא”ל הוריד אותנו מההגנה והניח אותו עליו.
אז איך עליכם לארגן את הדוא”ל שלכם? אין דרך אחת לאסוף את תיבת הדואר הנכנס שלך, אבל אני רוצה לארגן את שלי לפי השנה (2014), ואז לפי גיליון (ענייני ותיקים), ואז על ידי קבוצה (המשמר הלאומי). אם אני עושה עבודה מכריעה על הצעת חוק אחת או בעיה אחת, אז היא מקבלת תיקיה משלה. אני גם רוצה לקוד מיילים מכריעים בצבע בכחול, אימיילים עם קבצים מצורפים מכריעים בירוק, ודוא”ל מעורר מחלוקת או ממישהו שמתנגד לעמדתנו באדום.
שיחות טלפון
שלא כמו מיילים, לשיחות טלפון יש שביל נייר עכור. זה יכול להיות דבר טוב או דבר רע. אז אני שומר מסמך מילה פתוח במחשב שלי שכותרתו “שיחות חשובות”. כמו הערות הפגישה שלי, זה מפרט עם מי דיברתי, כשדיברנו, על מה דיברנו ועל מה פתרנו. זה מועיל להיות כאשר הבוס שלך מבקש סקירה מדויקת של השיחה שלך.

הימנעות משביל נייר
שמירה על רשומות טובות היא קריטית. זה יכול לעזור לך לפתור מחלוקות, לרענן את הזיכרון שלך לגבי דיוני עבר ולשמור על רשימת המטלות שלך במסלול. אבל מה עם התקופות האלה בהן אינך רוצה מסלול נייר?
יש צורך בהוצאת שיחה מהתחום הדיגיטלי כאשר צריך לשתף מידע מהרשומה, יש לבצע התנצלות, או כשאתה צריך לוודא שמה שאתה עומד לומר אי אפשר להעביר עם בסיסי לחץ על כפתור קדימה.
בעיקרון, אם אתה חרד שמה שאתה עומד לכתוב יכול לשמש נגדך, בסופו של דבר בידיים הלא נכונות או לפגוע בפרויקט שאתה עובד עליו, עשה. לֹא. לָשִׂים. זה. בכתב. השתמש בשיקול דעתך הטוב ביותר, וכאשר ספק בחר לחייג, במקום לסוג.
שיחות טלפון לעומת מיילים
אבל מה אם אתה רוצה שיחה ברשומה והאדם שאתה מדבר איתו מתקשר אליך בטלפון? נניח שאתה מנסה לנעול תמיכה בחתיכת חקיקה מכריעה מצד עובד שהבוס שלו פחות אמין. העובד שמח לומר לך בטלפון שהבוס שלו נמצא על הסיפון, אבל אתה צריך משהו הרבה יותר קונקרטי. אתה צריך את שביל הנייר. הזן את דוא”ל המעקב:
“ג’ון היקר, תודה רבה על כך שהקדיש את הזמן להתקשר אליי על תמיכתו של הנציג סמית ‘ב- H.R 529. הבוס שלי יהיה כל כך שמח לדעת שהנציג סמית’ נמצא על הסיפון. הצבעת Yay שלו תהיה מופע כה חזק של מחויבותו לנושא זה. שוב תודה על כל העבודה הקשה שלך בעניין זה, בכנות, בל. ”
בטח, הוא יכול לטעון שמעולם לא אמר את זה. הוא יכול להכחיש שהוא אי פעם הבטיח לך כל דבר, אבל יש לך תיעוד של תאריך וזמן של הצד שלך בסיפור.

השתמש בשיחות טלפון ובדוא”ל מעקב בזהירות. לעתים קרובות נטילת הטלפונים יכולה לגרום לשיחה לא תמימה להיראות סמויהnull